학원 콘텐츠 월간 리포트에 조회수와 게시 건수만 있으면 어떤 글이 학부모의 질문에 답했는지 알기 어렵다. 수업 방식, 대상 학년, 시간표에 관한 글은 목적이 다르므로 한 수치로 줄 세우기보다 글별 질문과 다음 행동을 함께 기록해야 한다.
먼저 이번 달에 무엇을 발행하고 무엇을 수정했는지 구분한다. 기존 시간표를 고친 글과 새로운 질문에 답한 글은 같은 게시 실적으로 세기 어렵다. 글의 공개 날짜, 마지막 확인 날짜, 연결된 공식 수업 페이지를 적는다. 모집이 끝난 글에 종료 표시를 했는지도 확인한다.
검색 유입 수치는 기간과 집계 방법을 함께 본다. 한 달의 날짜 수가 다르거나 분석 설정이 바뀌면 전월 대비 수치가 왜 달라졌는지 단정하기 어렵다. 한 사람이 블로그와 홈페이지를 모두 열었을 수 있으므로 채널 방문 합계를 학부모 수로 표현하지 않는다. 전화 버튼 클릭과 실제 상담 완료도 구분한다.
문의의 성격은 더 구체적인 단서다. 대상 학년이 맞는지, 시간표를 오해했는지, 제공하지 않는 과목을 묻는지 개인정보를 과도하게 모으지 않는 범위에서 분류한다. 같은 질문이 반복된다면 글의 첫 문단이나 링크를 수정할 수 있다. 학생 성과 사례를 보고서에 넣을 때에는 개별 결과의 범위를 지키고 공개 동의를 확인한다.
마지막에는 다음 달의 작업을 세 가지 정도로 정한다. 오류가 있는 공식 정보를 고치는 일, 답이 부족한 질문을 보완하는 일, 시즌에 맞춰 현재 수업을 안내하는 일이 다를 수 있다. 검색 순위를 확정적으로 예측하는 목표보다 확인 가능한 수정과 문의의 질을 기록한다. 월간 리포트는 숫자를 예쁘게 배열한 표가 아니라 학부모가 무엇을 물었고 학원이 어떤 현재 사실로 답했는지를 돌아보는 자료다.
리포트를 공유할 때에는 학생이나 보호자의 상담 내용을 식별할 수 있는 형태로 넣지 않는다. 월간 작업의 다음 담당과 확인 날짜를 적어 숫자 분석이 실제 수정으로 이어지게 한다.